1. Amaç ve kapsam
Bu politika, AcenteDefteri'ni (acentedefteri.com) kullanırken toplanan verilerin nasıl işlendiğini, nerede saklandığını, kimlerle paylaşıldığını ve haklarınızı açıklar. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamındaki ayrıntılı bilgilendirme Aydınlatma Metni'nde, çerezler Çerez Politikası'nda yer alır.
2. Veri sorumlusu
Hizmeti sunan: AcenteDefteri, Ankara. İletişim: destek@acentedefteri.com.
3. Hangi veriler toplanır
- Hesap bilgileri: ad, e-posta, acente adı ve telefonu, şifre (geri döndürülemez biçimde), ekip davetlerindeki e-posta adresleri.
- Acentenin müşterilerine ait veriler: acentenin sisteme girdiği müşteri adı, telefonu, plaka ve araç bilgisi, il/ilçe, doğum tarihi, poliçe bilgileri, görüşme notları ve yüklenen poliçe belgeleri. Bu verilerin sorumlusu acentedir; AcenteDefteri veri işleyendir (bkz. Aydınlatma Metni, bölüm 2).
- Teknik kayıtlar: istek zamanı, hata kodu, PDF okuma sayısı ve süresi. Müşteri verisi içermez.
Toplanmayanlar: TC kimlik numarası (poliçe metninde geçerse okuma öncesi maskelenir, saklanmaz), ödeme bilgisi, konum, reklam ya da takip verisi.
4. Ne amaçla kullanılır
- Hesap açma, giriş, şifre sıfırlama ve ekip davetleri.
- Poliçe takibi, yenileme hatırlatmaları, görüşme kayıtları, raporlar.
- Poliçe PDF'inden alanların okunması (bölüm 6).
- Günlük e-posta özeti (Ayarlar'dan kapatılabilir).
- Hizmetin güvenliği, hataların bulunması ve kotaların izlenmesi.
Veriler pazarlama amacıyla kullanılmaz, profilleme yapılmaz, üçüncü kişilere satılmaz.
5. Nerede ve ne kadar süre saklanır
- Veritabanı, kimlik doğrulama ve belgeler Supabase altyapısında, Avrupa Birliği (Frankfurt) bölgesinde tutulur. Her acentenin verisi veritabanı düzeyinde (satır bazlı erişim kuralları) birbirinden ayrılır.
- Hesap ve poliçe verileri hesap açık olduğu sürece saklanır; hesap Ayarlar'dan kapatıldığında hemen silinir; yedeklerden de yedek saklama süresi sonunda çıkar.
- Poliçe belgeleri (PDF, fotoğraf) poliçe bitişinden varsayılan 24 ay sonra otomatik silinir; süre Ayarlar'dan 1–120 ay arasında değiştirilebilir.
- Teknik kayıtlar (okuma ve e-posta gönderim kayıtları) en çok 90 gün tutulur, sonra kendiliğinden silinir.
- Veritabanı ve belgeler düzenli olarak yedeklenir; yedekler erişimi yalnızca işletmeciyle sınırlı bir ortamda en çok 30 gün saklanır, sonra silinir.
6. Kimlerle paylaşılır
Hizmeti sunmak için aşağıdaki altyapı sağlayıcıları veri işleyen olarak kullanılır; hiçbiri verileri kendi amaçları için kullanamaz.
- Supabase (AB, Frankfurt): veritabanı, kimlik doğrulama, belge depolama.
- Google Cloud (Vertex AI): poliçe metninden alanların çıkarılması; Avrupa Birliği'ndeki (Frankfurt) sunucularda işlenir. Dosyanın kendisi değil yalnızca kimlik numarası maskelenmiş metin gönderilir; Google bu veriyi model eğitiminde kullanmaz.
- Cloudflare: web sitesinin sunulması, giriş ve kayıt sayfalarında bot koruması (Turnstile) ve poliçe metninden alanların çıkarılması (Workers AI). Dosyanın kendisi değil yalnızca metni, TC kimlik numarası maskelenmiş olarak gönderilir; metin modelin eğitiminde kullanılmaz.
- Groq: Google ve Cloudflare'e ulaşılamadığında aynı işlem için yedek sağlayıcı, aynı koşullarla.
- Resend (AB, İrlanda): hesap e-postaları, davetler ve günlük özet.
Bir sigorta şirketinin belge düzeni öğrenildikten sonra o düzendeki PDF'ler hiçbir sağlayıcıya gönderilmeden tarayıcıda okunur. Öğrenilen şablon yalnızca belgedeki alan etiketlerini içerir (müşteri verisi içermez) ve tüm acenteler için ortaktır. Bunun dışında veriler yalnızca yasal zorunluluk (mahkeme kararı, yetkili makam talebi) hâlinde paylaşılır.
7. Güvenlik
- Tüm iletişim HTTPS ile şifrelenir; şifreler geri döndürülemez biçimde saklanır.
- Acenteler arası izolasyon veritabanı düzeyinde zorlanır; uygulama hatası başka acentenin verisini açamaz.
- Belgeler yalnızca acentenin kendi hesabından, süreli (120 saniye) bağlantılarla açılır.
- Şifre kuralı: en az 10 karakter, büyük/küçük harf ve rakam.
- Ekip üyeleri yalnızca acente sahibinin davetiyle katılır; sahip üyeyi çıkarabilir.
8. Çerezler
Site reklam ya da takip çerezi kullanmaz; tarayıcıda yalnızca oturumu açık tutan bilgi saklanır. Ayrıntı için Çerez Politikası.
9. Haklarınız
Verilerinize erişme, düzeltme, silme, aktarıldığı tarafları öğrenme, işlemeye itiraz etme ve verilerinizi taşınabilir biçimde alma hakkınız vardır. Hesap sahipleri bütün verilerini (poliçeler, müşteriler, görüşmeler ve belgeler) Ayarlar'dan her an indirebilir ve hesaplarını kapatabilir. Başvurular destek@acentedefteri.com adresine yapılır ve en geç 30 gün içinde yanıtlanır. Acente müşterileri verileriyle ilgili taleplerini öncelikle poliçelerini düzenleyen acenteye iletmelidir.
10. Değişiklikler ve iletişim
Bu politika değiştiğinde sayfanın üstündeki tarih güncellenir; önemli değişiklikler hesap e-postasına bildirilir. Sorular için: destek@acentedefteri.com.