1. Veri sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, AcenteDefteri hizmetini sunan AcenteDefteri, Ankara'da yerleşik olup hesap sahiplerine ait kişisel veriler bakımından veri sorumlusudur. İletişim: destek@acentedefteri.com.
2. Veri sorumlusu ve veri işleyen ayrımı
Acentenin sisteme girdiği müşteri verileri (ad, telefon, plaka, doğum tarihi, adres, poliçe ve görüşme bilgileri, poliçe belgeleri) bakımından veri sorumlusu acentenin kendisidir; AcenteDefteri bu verileri acente adına, acentenin talimatıyla ve yalnızca hizmeti sunmak için işleyen veri işleyendir (KVKK m. 3/1-ğ). Müşterilerini aydınlatmak, gerekli hukuki sebebi sağlamak ve müşteri başvurularını yanıtlamak acentenin yükümlülüğündedir. AcenteDefteri bu verileri kendi amaçları için kullanmaz, başka acentelerle paylaşmaz ve acentenin talimatı dışında işlemez.
3. İşlenen kişisel veriler
- Kimlik: ad soyad.
- İletişim: e-posta, telefon.
- Müşteri işlem: acente adı, ekip üyeliği ve rolü, davet kayıtları.
- İşlem güvenliği: şifre özeti, oturum kayıtları, istek zamanı, hata kodları, PDF okuma sayısı.
Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, biyometrik vb.) talep edilmez; sağlık/hayat poliçelerinde yalnızca doğum tarihi tutulur. TC kimlik numarası saklanmaz.
4. İşleme amaçları
- Hesabın açılması, kimlik doğrulama, şifre sıfırlama ve ekip davetleri.
- Hizmetin sunulması: poliçe takibi, hatırlatmalar, raporlar, günlük e-posta özeti.
- Hizmetin güvenliğinin sağlanması, hataların giderilmesi, kötüye kullanımın önlenmesi.
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili makam taleplerinin karşılanması.
- Hizmetle ilgili önemli bildirimlerin (değişiklik, kesinti) iletilmesi.
Pazarlama amaçlı iletişim yapılmaz; ileride yapılacaksa açık rızanız ayrıca alınır.
5. Hukuki sebepler
- Sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m. 5/2-c): hesap ve hizmet verileri.
- Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m. 5/2-ç): yasal taleplere yanıt, saklama süreleri.
- Meşru menfaat (m. 5/2-f): güvenlik, hata ayıklama, kota takibi.
- Açık rıza (m. 5/1): yalnızca yurt dışına aktarım bakımından gerekli olduğu ölçüde (bölüm 7).
6. Aktarım
Veriler yalnızca hizmeti sunmak için gerekli altyapı sağlayıcılarına (veri işleyen sıfatıyla) ve yasal zorunluluk hâlinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılır:
- Supabase, Inc.: veritabanı, kimlik doğrulama, belge depolama (sunucular AB/Frankfurt).
- Google Cloud (Google LLC; işleme AB'de, Frankfurt): poliçe metninden alan çıkarma (yalnızca maskelenmiş metin).
- Cloudflare, Inc.: web sitesinin sunulması, bot koruması ve poliçe metninden alan çıkarma (yalnızca maskelenmiş metin).
- Groq, Inc.: alan çıkarma için yedek sağlayıcı (yalnızca maskelenmiş metin).
- Resend, Inc.: e-posta gönderimi (sunucu AB/İrlanda).
7. Yurt dışına aktarım
Yukarıdaki sağlayıcılar yurt dışında yerleşiktir; veriler AB'deki sunucularda tutulsa da bu, KVKK m. 9 anlamında yurt dışına aktarımdır. Aktarım, Kurul tarafından ilan edilen yeterli koruma bulunan ülkeler, standart sözleşme ve/veya açık rıza esaslarına göre yapılır. Hesap açarken bu aktarımı kabul etmiş olursunuz; acente, kendi müşterileri bakımından gerekli aydınlatma ve rızayı sağlamakla yükümlüdür.
8. Saklama süreleri
- Hesap ve poliçe verileri: hesap açık olduğu sürece; hesap kapatıldığında hemen silinir, yedeklerden de yedek saklama süresi sonunda çıkar.
- Poliçe belgeleri: poliçe bitişinden 24 ay sonra (acente 1–120 ay arasında değiştirebilir) otomatik silinir.
- Teknik kayıtlar: en çok 90 gün.
- Ücretli hizmete geçildiğinde fatura ve muhasebe kayıtları: ilgili mevzuat gereği 10 yıl.
- Yedekler: en çok 30 gün.
9. Haklarınız ve başvuru
KVKK m. 11 uyarınca; kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, silinmesini ya da yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarıldığı taraflara bildirilmesini isteme, otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme ve zarara uğramanız hâlinde tazminat talep etme haklarına sahipsiniz.
Başvurular, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak destek@acentedefteri.com adresine yazılı olarak yapılır; kimliğinizi doğrulayan bilgilerle birlikte en geç 30 gün içinde ücretsiz yanıtlanır. Acente müşterileri başvurularını poliçelerini düzenleyen acenteye yöneltmelidir; bize ulaşan talepler ilgili acenteye iletilir.
10. Güncellemeler
Bu metin mevzuat ya da hizmet değişince güncellenir; tarih sayfanın üstünde yazar. Gizlilik Politikası ve Çerez Politikası bu metni tamamlar.